深 圳 市 眾 恒 隆 實 業(yè) 有 限 公 司

         SHENZHEN ZHONGHENGLONG JEWELRY INDUSTRIAL CO.,LTD.

程序文件

文件名稱:申訴機制

文件編號：ZHL/P-006-2022

版本：A1.0 

編制：陳俊宇

審核：曹健

批準：劉敬旭

生效日期:2022-1-12  

1、目的

為加強精煉廠黃金供應(yīng)鏈合規(guī)性管理，根據(jù) 《LBMA負責任黃金指南第9版》的要求，確保精煉廠的供應(yīng)鏈無侵犯人權(quán)、洗錢及恐怖分子籌資等行為。精煉廠制定了含金物料和銷售審查制度，凡精煉廠的供應(yīng)商都應(yīng)配合公司盡職調(diào)查小組的審查。各供應(yīng)商應(yīng)遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，對供應(yīng)的黃金確保來源和去向合規(guī)。允許公司的相關(guān)方（受影響人員或舉報者）說出與采礦、貿(mào)易、加工和出口情況有關(guān)的疑慮并得到妥善處理。

2、依據(jù)

《LBMA負責任黃金指南第9版》、《黃金/白銀負責任采購供應(yīng)鏈盡職調(diào)查政策》

3、適用范圍

本程序適用于本公司的相關(guān)方及本公司涉及負責任礦物采購相關(guān)工作的部門、單位及人員 。

4、 管理機構(gòu)及職責

公司設(shè)立申訴工作處理小組，成員風險總監(jiān)、合規(guī)風控官、合規(guī)專員組成，工作組負責對申訴的處理。

5 、工作程序

5.1申訴信息的收集

公司設(shè)立聯(lián)系/申訴渠道：

合規(guī)總監(jiān)  鄒家浩 0755-25683238  478152938@qq.com

合規(guī)風控官  曹健 0755-29500999  auken@qq.com

公司在官網(wǎng)tools.738f.cn中《黃金/白銀負責任采購供應(yīng)鏈盡職調(diào)查政策》中予以公布，電話、電子郵箱用于接收相關(guān)的詢問和申訴，由公司合規(guī)專員定期查看。

工作中接收到的相關(guān)方關(guān)于負責任供應(yīng)鏈的與采礦、貿(mào)易、加工和出口情況有關(guān)的疑慮方面的信息。

5.2申訴的內(nèi)容

相關(guān)方對公司的供應(yīng)鏈管理提起申訴時，該申訴需包含以下內(nèi)容：

（1）具體說明向何種決定提起申訴及理由；

（2）附相關(guān)書面證據(jù)；

（3）具體說明在提出申訴之前采取了哪些步驟來解決問題；

5.3 申訴信息的分類

公司需對接收到的詢問和申訴信息進行分類識別，申訴信息分為一般信息、特殊/重要申訴信息、不予受理信息。

5.3.1一般信息：相關(guān)方對公司負責任礦物供應(yīng)鏈管理的咨詢、供方的調(diào)查問卷等。

5.3.2 特殊或重要申訴信息：

（1）管理不符合LBMA要求的信息；

（2）對供應(yīng)商的礦物采購涉及公司識別的高風險區(qū)域的信息；

（3）對供應(yīng)商的礦物采購不符合公司的供應(yīng)鏈政策的信息。

5.3.3不予受理信息：

（1）瑣碎的、惡意的、無理取鬧的或似乎是為了獲得競爭優(yōu)勢而產(chǎn)生的投訴。

（2）沒有令人信服的客觀證據(jù)支持的投訴。

5.4 申訴的處理

5.4.1關(guān)于匿名申訴

支持匿名申訴，申訴工作處理小組不得對工作小組以外的任何人泄露申訴人信息，對于可能涉及申訴人信息的申訴內(nèi)容予以保密，如申訴內(nèi)容與工作小組成員有利害關(guān)系，工作小組應(yīng)立即要求該成員避嫌。如發(fā)現(xiàn)有任何打擊報復(fù)申訴人的情況，公司將對相關(guān)涉事員工按公司章程嚴肅從重處理，如涉嫌違法犯罪，立即報案并移送司法機關(guān)處理。

5.4.2申訴處理流程

申訴處理小組工作組應(yīng)在收到申訴后 10 個工作日內(nèi)確認收到申訴，在基于申訴是否符合5.3的基礎(chǔ)上確認接受或拒絕申訴。

如果申訴被拒絕，應(yīng)向申訴方提供書面解釋，并記錄在案。不得采取進一步行動。

對特殊重要申訴信息由申訴處理小組在決定受理后45個工作日內(nèi)對上訴或投訴進行調(diào)查、審查和裁決。處理小組應(yīng)盡最大努力在截止日期前完成工作。在極少數(shù)情況下可能需要額外的時間。申訴處理小組應(yīng)采取合理措施，包括召開一次或多次會議，以作出合理決定。這類措施的例子包括:

（1）咨詢專家

（2）請求申訴方或其他人提供更多信息

（3）申訴方不合作可被視為中止該程序的理由。申訴處理小組應(yīng)協(xié)商一致決定是否中止申訴程序。

（4）申訴決定以書面形式傳達給申訴方，申訴決定應(yīng)包含：

（5）申訴決定

（6）申訴決定是如何以及何時做出的

（7）任何新的建議

合規(guī)專員定期總結(jié)風險情況處理結(jié)果，并在公司官網(wǎng)公示申訴內(nèi)容、處理方式及處理結(jié)果，合規(guī)風控官負責全程監(jiān)督風險減緩措施的實施并每日向合規(guī)總監(jiān)匯報進度，在風險減緩措施實施完成后，由合規(guī)總監(jiān)定期評估措施的有效性并作出總結(jié)和評價。

5.5申訴的記錄

申訴工作處理小組應(yīng)將收到的申訴記錄在案，包括以下內(nèi)容:

（1）何人何時提交申訴；

（2）申訴的類型、問題或主題以及隨申訴提交的信息；

（3）接受或拒絕決定。