深 圳 市 眾 恒 隆 實(shí) 業(yè) 有 限 公 司SHENZHENZHONGHENGLONG INDUSTRIAL CO.,LTD.

程序文件

文件名稱(chēng): 申訴機(jī)制

文件編號(hào)：ZHL/P-005-2023

版本：A2.0

編制：魏圣坤

審核：曹健

批準(zhǔn)：劉敬旭

生效日期: 2023-11-08

1、目的

為加強(qiáng)黃金/白銀負(fù)責(zé)任采購(gòu)供應(yīng)鏈合規(guī)性管理，根據(jù) 《LBMA負(fù)責(zé)任黃金/白銀指南》的要求，確保采購(gòu)供應(yīng)鏈無(wú)侵犯人權(quán)、洗錢(qián)及恐怖融資等行為。公司制定了含金/銀物料和采購(gòu)審查制度，供應(yīng)商都應(yīng)配合公司盡職調(diào)查小組的審查。各供應(yīng)商應(yīng)遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)供應(yīng)的黃金/白銀確保來(lái)源和去向合規(guī)。允許公司的相關(guān)方（受影響人員或舉報(bào)者）說(shuō)出與采礦、貿(mào)易、加工和出口情況有關(guān)的疑慮并得到妥善處理。

2、依據(jù)

《LBMA負(fù)責(zé)任黃金指南第9版》、《LBMA負(fù)責(zé)任白銀指南第2版》、《黃金/白銀負(fù)責(zé)任采購(gòu)供應(yīng)鏈盡職調(diào)查政策》

3、適用范圍

本機(jī)制適用于本公司的相關(guān)方及本公司涉及負(fù)責(zé)任采購(gòu)供應(yīng)鏈相關(guān)工作的部門(mén)、單位及人員 。

4、 管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)

公司設(shè)立申訴工作處理小組，成員由合規(guī)總監(jiān)、合規(guī)風(fēng)控官、合規(guī)專(zhuān)員組成，工作組負(fù)責(zé)對(duì)申訴的處理。

5 、工作程序

5.1 申訴信息的收集

公司設(shè)立聯(lián)系/申訴渠道：

合規(guī)總監(jiān) 鄒家浩 0755-25683238  478152938@qq.com

合規(guī)風(fēng)控官 曹健 0755-29500999 Ken@zhlsz.net

公司在官網(wǎng)公告欄予以公布申訴渠道，電話(huà)、電子郵箱用于接收相關(guān)的詢(xún)問(wèn)和申訴，由公司合規(guī)專(zhuān)員定期查看。

http://tools.738f.cn/zygg/list_17.html

5.2申訴的內(nèi)容

相關(guān)方對(duì)公司的供應(yīng)鏈管理提起申訴時(shí)，該申訴需包含以下內(nèi)容：

（1）具體說(shuō)明向何種決定提起申訴及理由；

（2）附相關(guān)書(shū)面證據(jù)；

（3）具體說(shuō)明在提出申訴之前采取了哪些步驟來(lái)解決問(wèn)題。

5.3 申訴信息的分類(lèi)

公司需對(duì)接收到的詢(xún)問(wèn)和申訴信息進(jìn)行分類(lèi)識(shí)別，申訴信息分為一般信息、特殊/重要申訴信息、不予受理信息。

5.3.1一般信息：相關(guān)方對(duì)公司負(fù)責(zé)任采購(gòu)供應(yīng)鏈管理的咨詢(xún)、供應(yīng)商的調(diào)查問(wèn)卷等。

5.3.2 特殊或重要申訴信息：

（1）管理不符合LBMA要求的信息；

（2）對(duì)供應(yīng)商的采購(gòu)涉及公司識(shí)別的零容忍、高風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域的信息；

（3）對(duì)供應(yīng)商的采購(gòu)不符合公司的黃金/白銀負(fù)責(zé)任采購(gòu)供應(yīng)鏈盡職調(diào)查政策的信息。

5.3.3不予受理信息：

（1）瑣碎的、惡意的、無(wú)理取鬧的或是為了獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)而產(chǎn)生的投訴。

（2）沒(méi)有令人信服的客觀證據(jù)支持的投訴。

5.4 申訴的處理

5.4.1關(guān)于匿名申訴

支持匿名申訴，申訴工作處理小組不得對(duì)工作小組以外的任何人泄露申訴人信息，對(duì)于可能涉及申訴人信息的申訴內(nèi)容予以保密，如申訴內(nèi)容與工作小組成員有利害關(guān)系，工作小組應(yīng)立即要求該成員避嫌。如發(fā)現(xiàn)有任何打擊報(bào)復(fù)申訴人的情況，公司將對(duì)相關(guān)涉事員工按公司章程嚴(yán)肅從重處理，如涉嫌違法犯罪，立即報(bào)案并移送司法機(jī)關(guān)處理。

5.4.2申訴處理流程

申訴處理小組工作組應(yīng)在收到申訴后 10 個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)收到申訴，在基于申訴是否符合5.3的基礎(chǔ)上確認(rèn)接受或拒絕申訴。

如果申訴被拒絕，應(yīng)向申訴方提供書(shū)面解釋?zhuān)⒂涗浽诎?。不得采取進(jìn)一步行動(dòng)。

對(duì)特殊重要申訴信息由申訴處理小組在決定受理后30個(gè)工作日內(nèi)對(duì)上訴或投訴進(jìn)行調(diào)查、審查和裁決。處理小組應(yīng)盡最大努力在截止日期前完成工作。在極少數(shù)情況下可能需要額外的時(shí)間。申訴處理小組應(yīng)采取合理措施，包括召開(kāi)一次或多次會(huì)議，以作出合理決定。這類(lèi)措施的例子包括:

（1）咨詢(xún)專(zhuān)家；

（2）請(qǐng)求申訴方或其他人提供更多信息；

（3）申訴方不合作可被視為中止該程序的理由。申訴處理小組應(yīng)協(xié)商一致決定是否中止申訴程序；

（4）申訴決定以書(shū)面形式傳達(dá)給申訴方，申訴決定應(yīng)包含：

① 申訴決定

② 申訴決定是如何以及何時(shí)做出的

③ 任何新的建議

合規(guī)專(zhuān)員定期總結(jié)風(fēng)險(xiǎn)情況處理結(jié)果，并在公司官網(wǎng)公示申訴內(nèi)容、處理方式及處理結(jié)果，合規(guī)風(fēng)控官負(fù)責(zé)全程監(jiān)督風(fēng)險(xiǎn)減緩措施的實(shí)施并向合規(guī)總監(jiān)匯報(bào)進(jìn)度，在風(fēng)險(xiǎn)減緩措施實(shí)施完成后，由合規(guī)總監(jiān)定期評(píng)估措施的有效性并作出總結(jié)和評(píng)價(jià)。

5.5申訴的記錄

申訴工作處理小組應(yīng)將收到的申訴記錄在案，包括以下內(nèi)容:

（1）何人何時(shí)提交申訴；

（2）申訴的類(lèi)型、問(wèn)題或主題以及隨申訴提交的信息；

（3）接受或拒絕決定。